「毎月、Webサイトの情報を集め直す」をなくす。
PowerShellで実現した、一括PDF化と社内活用の仕組みづくり
製造業のお客様先に常駐し、業務改善を支援する中で見えてきたのが、自社Webサイトに掲載された情報を社内で再活用する際の負担でした。
Webサイトは随時更新されるため、必要な情報を定期的に収集し、テキストやPDFに整理する作業が発生していました。
さらに、まとめた情報は社長レビューへの提出だけでなく、社内ChatGPTプラグインの情報ソースとしても活用する必要があり、毎月継続して更新できる仕組みが求められていました。
そこでコクーの支援担当者は、社内で自由に利用できるPowerShellに着目。
対象となるWebページを一括でPDF化し、複数の用途にそのまま活用しやすい方法を検討しました。
本記事では、必要なページを漏れなく取得するためにどのように要件を整理し、継続運用できる形へ整えていったのか、その支援の工夫をご紹介します。
概要
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 業界 | 製造 |
| 企業規模 | 従業員1,001名以上 |
| 支援期間 | 1年以上 |
| 支援形態 | 常駐 |
| 担当業務 | Webサイト情報の定期収集・PDF化および社内活用 |
| 使用ツール | PowerShell |
| 担当範囲 | 現状ヒアリング、要件整理、既存調査、現状整理、設計、実装・構築、自動化、テスト、改善提案 |
お客様はどのような課題を抱えていましたか？
お客様の自社Webサイトは、必要に応じて随時情報が更新されていました。
その情報を社内で活用するためには、対象ページを確認し、必要な情報を収集したうえで、テキストやPDFにまとめる作業が必要です。
更新のたびに手作業で対応すると、情報収集や資料化そのものに時間がかかってしまいます。
また、作成した資料には複数の用途がありました。
一つは社長レビューへ提出するための資料、もう一つは社内で利用するChatGPTプラグインの情報ソースです。特にChatGPTプラグインのソースとして使い続けるには、一度PDFを作って終わりではなく、Webサイトの更新に合わせて毎月情報を更新できる方法が必要でした。
そこで課題となったのが、「必要なページを漏れなく取得しながら、毎月無理なく更新できる方法をどうつくるか」という点でした。
課題解決のために、どのようなことを意識しましたか？
WebサイトをPDF化する方法を探すことではなく、最終的にどのように利用するのかを整理することでした。
今回作成するPDFは、社長レビューへの提出資料としてだけでなく、社内ChatGPTプラグインへの読み込みにも使われます。
そのため、ただ画面を保存するのではなく、社内で再利用しやすい形で情報をまとめる必要がありました。
そこで、現状の運用や必要なページの範囲を確認したうえで、常駐先の社内環境で自由に利用できるPowerShellを活用する方法を検討しました。
外部の新しいツールを導入するのではなく、既存の環境で実行できる方法を選ぶことで、導入そのものが新たな負担にならないようにしています。
実装時には、Webサイト内の情報を一括で取得し、PDFとして出力できる仕組みを構築しました。
ただし、Webサイトは随時更新されます。
ページ数が多ければ、一部のページが取得できていなかったり、想定とは異なる形式で出力されたりする可能性もあります。
そこで、いきなり完成形を目指すのではなく、対象範囲と出力結果を確認しながら操作方法を調整しました。
「まず動くものをつくり、結果を確認しながら整える」という進め方を取ることで、必要なページを一括でPDF化できる形へ近づけていきました。
依頼されたPDF化だけに目を向けるのではなく、
その後のレビューや生成AIでの利用まで見据えて形式を整えたことも、今回の支援で大切にした点です。
印象に残っているエピソードを教えてください
膨大なWebサイト情報を一括でPDF化でき、複数の社内業務にそのまま活用できるようになったことです。
もともとは、必要な情報をその都度収集し、資料としてまとめる必要がありました。
そこでPowerShellを活用し、一括PDF化できる仕組みを整えたことで、社長レビューへの提出資料として使えるだけでなく、社内ChatGPTプラグインへの読み込みにも利用できる状態になりました。
お客様からは、
「膨大なWebサイト情報を一括PDF化でき、社長レビューへの提出やChatGPTプラグインへの読み込みができて助かりました」
という言葉もいただいています。
一つの作業を効率化するだけではなく、その成果物を複数の業務で再利用できるようにしたことが、今回の取り組みの特徴となりました。
支援を通してどのような成果がありましたか？
具体的な削減時間は計測していませんが、これまで手作業で収集・整理していたWebサイト情報を、一括でPDF化できるようになりました。
これにより、必要な情報をまとめる作業の負担が軽減され、毎月更新する運用も進めやすくなっています。
また、作成したPDFを一つの用途だけで終わらせず、社長レビューへの提出と社内ChatGPTプラグインの情報ソースという複数の用途に利用できる形にしたことで、情報の再利用もしやすくなりました。
定期的に情報を収集し、整理する業務そのものを見直したことで、継続して運用できる土台を整えられたことも大きな変化です。
成果まとめ
今回の支援による変化
- Webサイト内の膨大な情報を一括でPDF化できるようになった
- 毎月行うWebサイト情報の収集・整理作業の負担を軽減した
- 作成したPDFを社長レビューへの提出資料として活用できるようになった
- 同じPDFを社内ChatGPTプラグインの情報ソースとして再利用できるようになった
- 定期更新を前提とした運用の仕組みを整えた
この経験から学んだこと
今回の支援を通じて改めて分かったのは、業務効率化は必ずしも大規模なシステム導入から始める必要はないということです。
常駐先で利用できるPowerShellを活用することで、
これまで手作業で行っていたWebサイト情報の収集・整理を、一括PDF化という形で効率化できました。
また、単に作業を自動化するだけではなく、「その情報を最終的に何に使うのか」を先に整理することも重要でした。
今回は社長レビューとChatGPTプラグインという二つの活用先があったため、作成したPDFをどちらでも使いやすい形式に整えています。
目の前の作業だけを見るのではなく、
後工程や運用まで含めて要件を整理することで、より使いやすい仕組みにつながることを実感した支援となりました。
今後チャレンジしたいこと
今回の取り組みでは、定期的に更新されるWebサイト情報の収集方法を見直し、一括PDF化による効率化を実現しました。
今後も、日々の業務の中で繰り返し発生している情報収集や整理作業に目を向け、既存の環境やツールを生かしながら、より負担の少ない方法を考えていきたいと考えています。
また、整理した情報を社内資料として利用するだけでなく、生成AIなど新しい活用方法につなげることで、情報を集める作業から、その情報を活用する業務まで支援の幅を広げていくことも一つの方向性です。
現場に寄り添う業務改善なら、コクーへご相談ください
コクーでは、業務改善やDX推進を支援する際、最初から特定のツールを導入することを前提にはしていません。
まずは、どのような業務に時間がかかっているのか、誰がどのように作業しているのか、その成果物がその後どのように使われているのかを確認するところから始めます。
課題整理や業務可視化、要件整理から、設計・構築、運用定着まで一貫して支援し、ExcelやVBA、RPA、Power Platform、BI、kintone、CELF、AIなど、さまざまな技術やツールの中から業務に合った方法を検討します。
今回のように、すでに社内で利用できるPowerShellを活用して、小さく業務を改善することも方法の一つです。
「毎月同じ情報を集めている」「資料をつくるだけで時間がかかる」「生成AIを活用したいが、情報をどう整理すればよいか分からない」といった段階でも、現在の業務を整理しながら一緒に方法を考えていきます。
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