こんにちは、よしこです。
突然ですが、みなさんはタスク管理が得意でしょうか。
何を隠そうこの私、超がつくほどタスク管理が苦手でして、いつも「あれもやらなきゃ」「これもやらなきゃ」と頭の中が混乱していました。気づけば締め切りギリギリで、日々作業に追われる毎日を送っていたのです。
このような会話は、私にとって日常茶飯事でした。そんな私を見かねた先輩から、「まずは基本からやってみたらどうだ」とアドバイスをもらい、半信半疑で試してみることにしました。
すると、あんなにパンク寸前だった頭の中が、少しずつ整理されていくのを実感できたのです。
というわけで今回は、過去の私と同じように「タスク管理が苦手で困っている」と悩んでいる方へ向けて、ズボラな私でもできた「タスク管理の基本」をご紹介したいと思います。
執筆：DXデザイナー 𠮷田久美絵（通称：よしこ課長）
事務系業務の改善（BPR）やアウトソーシング（BPO）を中心に活動し、現場目線での課題解決を得意とする。社会人15年目。
そもそも、なぜタスク管理が苦手な人は、仕事が溢れてしまうのでしょうか。
私の場合、理由はとても単純でした。
まさに、負のループです。
頭の中だけで記憶しようとすると、必ず何かを忘れてしまいます。
そして、忘れていたタスクの存在を不意に思い出し、パニックに陥る。
これでは生産性も上がらず、精神的にも良くありません。この状況を打開するため、私は一念発起しました。
難しい方法は長続きしません。
そこで、私が先輩から教わり「これならできる」と感じた、非常にシンプルな二つのポイントをご紹介します。
これはタスク管理における鉄則です。
新しい仕事を依頼されたり、自分で「やらなければ」と思いついたりしたら、すぐにメモ帳やツールに書き出す習慣をつけましょう。「メールの返信」や「資料作成」といった、ごく簡単なレベルで構いません。
これだけで、「あれは何をやるんだったっけ？」と考える時間がなくなり、「タスクを忘れていた」という最悪の事態を防ぐことができます。
タスクを書き出したら、次はそれを着実に実行していきます。
ここでおすすめなのが、「この時間はこれしかやらない」と決めてしまうことです。
このように、時間を区切ってタスクを割り当てていきます。
時間を区切ることで、「この時間内に終わらせよう」という意識が働き、集中力が高まります。
結果として、他のタスクに気を取られることなく、目の前の作業に没頭できるのです。
この二つの基本を意識するようになってから、私の仕事における抜け漏れは劇的に減少しました。
すると、チームの先輩から「最近、仕事の進め方が安定しているね」と褒めてもらえる機会が増えたのです。
私が自身のタスクを計画的に進めることで、結果的にチーム全体の業務もスムーズに回るようになったようです。
以上が、タスク管理が苦手な私がお送りする「タスク管理の基本」でした。
もちろん、私もまだ完璧ではありません。時々、タスクの多さに圧倒されそうになることもあります。
しかし、「全て書き出すこと」そして「時間を決めて処理すること」。
この二つを意識するだけで、本当に仕事が楽になりました。
もし、あなたがかつての私のようにタスクの海で溺れそうになっているのなら、ぜひ今日のポイントを試してみてください。