広告運用では、入稿やデータ更新、集計、レポート作成など、正確さが求められる細かな作業が数多く発生します。
今回ご支援した広告代理店様でも、手入力による作業負荷に加え、パラメータの誤字による計測トラブルや、手順が十分に整理されていないことによる進捗確認・引き継ぎの難しさが課題となっていました。
本プロジェクトを担当したコクー社員は、Google、Yahoo! 、Meta、Instagramなどを活用したデジタルマーケティング業務を支援しながら、業務の棚卸しを実施。IMPORTRANGEなどの関数を活用して複数シート間のデータ更新を自動化するとともに、ミスが起こりやすい箇所のチェック方法を整理しました。
さらに22件の業務マニュアルを作成し、担当が変わっても進捗や作業内容を把握しやすい環境へ。
単に作業を代行するのではなく、ミスが起こりにくく、次の改善につながる運用をどのようにつくったのか。その取り組みを紹介します。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 業界 | 広告代理店 |
| 企業規模 | 51〜200名 |
| 支援期間 | 1年以上 |
| 支援形態 | 常駐支援 |
| 担当業務 | デジタルマーケティング運用支援 |
| 使用ツール・媒体 | Google、Yahoo! 、Meta、Instagram |
| 担当範囲 | 計測整備、クリエイティブ改善、配信設計、分析レポート、業務棚卸し、標準化、自動化 |
広告運用に関わる業務では、複数のシートやデータを扱いながら、数値の更新や集計を行う作業が発生していました。
手入力で対応する工程が残っていたため、同じ情報を複数箇所へ入力する手間がかかるだけでなく、入力内容を間違える可能性もあります。
日々の運用を安定して続けるためには、担当者の注意力だけに頼らず、ミスが起こりにくい方法へ変えていく必要がありました。
特に注意が必要だったのが、広告計測に使用するパラメータの記述です。
文字列を誤って入力すると正しく計測できなくなる可能性があり、小さな入力ミスがその後の集計や分析にも影響します。
そのため、「ミスが起きた後に確認する」のではなく、作業段階で誤りに気づけるチェック体制を整えることが求められていました。
もう一つの課題が、業務手順の整理でした。
引き継ぎ資料やマニュアルが十分に整っていない業務があり、担当者が変わった際に「どこまで対応しているのか」「次に何をすればよいのか」を把握するまでに時間を要していました。
日々の業務を安定して進めるだけでなく、メンバー変更があっても同じ品質で対応できる状態をつくることも必要でした。
最初に行ったのは、現在の業務を整理することでした。
一口に「ミスを減らしたい」といっても、すべての工程へ同じ対策を行う必要はありません。
どの作業が手入力になっているのか、どの工程で間違いが起こりやすいのか、どの業務の手順が担当者の経験に依存しているのかを確認し、改善すべきポイントを整理しました。
パラメータやテキストの記述など、誤りが発生しやすい作業については、作業者自身が事前に確認できるセルフチェックの方法を徹底しました。
さらに、複数のシートへ同じ情報を手入力していた作業については、IMPORTRANGEなどの関数を活用。
元となる情報を更新すれば、関連するシートにも反映される仕組みをつくりました。
入力する回数そのものを減らすことで、作業時間を短縮するだけでなく、転記時の入力ミスや更新漏れ、二重作業が起こる可能性も抑えています。
「気をつけて入力する」ことだけを対策にせず、そもそも人が入力しなくてもよい工程を増やしていくことを意識しました。
自動化と並行して進めたのが、業務手順の標準化です。
業務を一つずつ棚卸ししたうえでマニュアルのフォーマットを作成し、合計22件の業務をマニュアル化しました。
単に操作方法を書き残すだけではなく、メンバーが変わった際にも業務の進み具合を確認し、次の作業へ移りやすい状態を目指しています。
業務を担当する人が変わるたびに一から説明するのではなく、必要な情報を確認できる土台をつくることで、引き継ぐ側・引き継がれる側の双方が動きやすい運用へと整えていきました。
今回の支援で大きなポイントとなったのは、日々の広告運用を続けながら、属人化していた業務を一つずつ整理したことです。
当初は引き継ぎ資料や手順が十分に整っていない業務もあり、担当者が変わった際に全体の進捗をすぐに把握することが難しい状態でした。
そこで目の前の業務を進めるだけでなく、「次に担当する人が同じところで困らないためには何を残すべきか」という視点で業務を棚卸し。
共通のマニュアルフォーマットをつくり、22件の業務を順次整理していきました。
その結果、メンバー変更があった際にも、現在の状況や対応方法を確認しやすい体制を整えることができました。
また、自動化やチェック体制の整備によってミスや確認作業が減ったことで、定例資料の作成まで安心して任せてもらえるようになりました。
依頼された作業を正確に行うだけでなく、その先でお客様の確認負担を減らすところまで改善を積み重ねたことが、今回の支援を象徴する取り組みとなりました。
複数シート間のデータ更新を関数で連携したことで、それまで月20分ほどかかっていた集計作業を自動化し、手作業の時間を0分に短縮しました。
また、関数を活用した数値更新の仕組みを整えたことで、更新作業にかかる時間も25％削減しています。
パラメータ記述などミスが発生しやすい箇所についてはセルフチェックを徹底し、入力や計測に関するミスを防止。確認にかかっていた工数も減りました。
さらに、22件の業務マニュアルを整備したことで、メンバー変更時にも進捗や手順を確認しやすくなり、業務を引き継ぎやすい環境が整っています。
こうした改善によって、レポート更新などの定型作業だけに時間を使うのではなく、競合調査や定例資料作成といった分析・改善につながる業務まで対応範囲を広げることができました。
作業を速くするだけではなく、空いた時間をより成果につながる業務へ振り向けられる状態をつくったことも、今回の支援による変化の一つです。
今回の支援を通して見えてきたのは、業務上のミスを減らすためには、チェックを増やすだけではなく、「ミスが起こりにくい仕組み」に変えることが重要だということです。
同じ情報を何度も手入力していれば、そのたびに誤入力の可能性が生まれます。
関数を使ってデータを連携し、人が入力する工程そのものを減らすことで、作業時間とミスのリスクを同時に抑えることができました。
また、自動化だけで業務改善が完了するわけではありません。
誰が担当しても進められるように手順を整理し、必要なドキュメントを残すことで、改善した状態を継続しやすくなります。
こうした小さな改善を積み重ねて定型作業の負担を減らした結果、競合調査や定例資料作成など、より分析や改善に近い業務へ支援範囲を広げることもできました。
目の前の作業時間を減らすことだけを目的にせず、その先で「何に時間を使えるようになるのか」まで考えることが、デジタルマーケティング支援では大切だと実感したプロジェクトとなりました。
今回の支援では、業務を棚卸しし、手入力が必要な工程の自動化やチェック方法の整理、マニュアル整備を進めることで、日々の運用負担を減らすことができました。
その結果、レポート更新などの定型作業にとどまらず、競合調査や定例資料作成といった分析・改善業務にも対応できるようになっています。
今後も、依頼された運用業務をそのまま続けるのではなく、日々の業務の中にある手間やミスの原因を見つけ、より成果につながる業務へ時間を使える環境づくりにつなげていきます。
デジタルマーケティングの現場では、広告運用やレポート作成、データ集計など、
一つひとつは小さくても積み重なると大きな負担になる業務が数多くあります。
コクーでは、現在の業務を確認するところから支援を始め、
業務の棚卸しや課題整理、運用設計、業務の標準化・自動化、マニュアル整備、運用定着まで支援しています。
Excel、VBA、RPA、Power Platform、BI、kintone、CELF、AIなど幅広い技術やツールにも対応していますが、ツールを導入すること自体を目的にはしていません。
現在の業務環境や担当者の負担を確認しながら、
「どこを自動化するのか」「どこは人が確認するのか」「どうすれば担当者が変わっても続けられるのか」を一緒に整理します。
広告やマーケティング業務に手作業が多い、ミスを減らしたいものの改善方法が分からない、担当者ごとに業務の進め方が異なるといった段階からでもご相談いただけます。