建設業界のお客様において、積算業務で使用していたExcelが複雑化し、日々の作業に時間がかかることが課題となっていました。
関数が入り組んだツールは操作が分かりづらく、手入力する項目も多い状態。
なかでも面談のスケジュール調整には、1回あたり約1時間を要していました。
そこでコクーの支援担当者は、関係者全員が閲覧・編集できるスケジュール管理表を新たに作成。
VBAを活用し、単純な作業をワンクリックで完了できるようにするなど、編集や入力をできるだけ少なくする仕組みを整えました。
さらに、スケジュール管理だけで終わらせず、「どの作業に時間がかかっているのか」「どんなツールがあれば負担を減らせるのか」を確認しながら、既存Excelの改修にも取り組みました。
今回は、目の前の依頼だけを見るのではなく、現場で発生している小さな手間を一つずつ拾い上げ、継続的な改善につなげた支援をご紹介します。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 業界 | 建設業界 |
| 担当業務 | 積算業務の業務改善 |
| 使用ツール | Excel、VBA |
| 担当範囲 | スケジュール管理表の作成、既存Excelの改修、業務改善提案 |
お客様の積算業務では、複数の関数が入り組んだExcelツールを使用しており、操作しづらい状態になっていました。
業務を支えるためにつくられたExcelでも、機能や処理が積み重なるにつれて構造が複雑になると、使う側にとっては「どこを編集すればよいのか」「何を入力すればよいのか」が分かりづらくなることがあります。
今回の現場でも、複雑なツールを扱うこと自体が日々の負担の一つになっていました。
もう一つの課題が、手入力による作業の多さです。
特に面談スケジュールの調整には約1時間を要しており、繰り返し発生する業務だからこそ、日々の負担につながっていました。
そこで、単に既存のExcelを部分的に修正するのではなく、関係者全員が閲覧・編集できる新たなスケジュール管理表を作成することになりました。
スケジュール管理表を作成する際に意識したのは、使う人の編集や入力をできるだけ少なくすることでした。
VBAを活用し、単純な処理はワンクリックで完了できるように設計。人が一つひとつ入力・編集していた部分を仕組みに置き換えることで、日常的に使いやすいツールへと整えていきました。
業務改善では、高機能なツールをつくること自体が目的ではありません。実際に業務を行う人が迷わず使え、日々の操作を減らせることが重要です。
今回も「何ができるExcelにするか」だけではなく、「使う人の作業をどこまで減らせるか」という視点から改善を進めました。
支援は、新しいスケジュール管理表の作成だけでは終わりませんでした。
担当者は現場に対し、
「どの作業に時間がかかっているのか」
「どのようなツールがあれば作業が楽になるのか」
と確認しながら、改修を希望するExcelシートを集めました。そのうえで、関数やVBAによって短縮できる作業を検討し、改善案を提案しながら順次改修しています。
「このExcelを直してください」という依頼だけを見るのではなく、その背景にある日々の作業まで確認する。そうすることで、まだ改善対象として認識されていなかった小さな負担にも目を向けられるようになります。
一度にすべてを変えるのではなく、改善できるところから少しずつ手を入れていく進め方も、今回の支援の特徴でした。
今回の支援を象徴しているのが、面談スケジュールの調整業務です。
支援前は、面談の日程を調整するために約1時間かかっていました。
そこで、関係者全員が同じ情報を閲覧・編集できるスケジュール管理表を新たに作成。さらにVBAを組み込み、入力や編集を最小限にし、単純な操作はワンクリックで終えられるようにしました。
その結果、約1時間かかっていたスケジュール調整を10分まで短縮することができました。
一つの大きなシステムを導入したのではなく、日常的に発生していた作業の進め方を見直したことで生まれた変化です。
さらにExcelの改修を重ねたことで、全員で案件の状況を追いやすくなり、一人ひとりが自ら作業に取り掛かりやすい環境へと変化していきました。
目の前の作業時間を減らしただけではなく、チーム全体で業務を進めやすくしたことも、今回の改善によって生まれた大きな変化です。
最も分かりやすい成果は、面談スケジュールの調整時間です。
これまで約1時間かかっていた作業が、改善後は約10分まで短縮されました。単純計算では、1回の調整につき約50分の削減となります。
また、Excelの改修を継続したことで、個々の作業時間を短縮するだけでなく、業務を平準化する効果にもつながりました。
全員で案件の進捗を追いやすくなり、それぞれが必要な作業に自ら取り掛かれる環境が整ったことで、煩雑だった作業も少しずつ改善されています。
さらに、業務の状態が整理されたことで、「次にどこを改善できるか」を見つけやすくなったことも成果の一つです。
一度ツールをつくって終了するのではなく、改善箇所を見つけ、次の改善につなげられる状態へ。
日常的に業務改善を進められる土台が整いました。
コクーでは、業務改善やDX・AX推進において、特定のツールを導入することだけを目的とせず、まず現場でどのような業務が行われ、どこに負担が生じているのかを整理するところから支援しています。
ExcelやVBAによる日常業務の改善をはじめ、RPA、Power Platform、BI、kintone、CELF、AIなど、課題に応じたさまざまな方法を組み合わせ、業務の可視化から要件整理、設計・構築、運用まで対応しています。
「このツールをつくってほしい」という具体的なご相談はもちろん、「何に時間がかかっているかは分かるけれど、どう改善すればよいか分からない」という段階からでも構いません。
現場で実際に使い続けられる方法を、一緒に整理していきます。