「安全で安心できる衛生的な環境創りに貢献する」を経営理念とし、需要創造型ソリューションの提供とイノベーションの追求で、顧客と社員にとって価値ある企業として成長、進化し続けるライオンハイジーン株式会社様。今回は、常駐しているEXCEL女子が行った業務効率化についてお話をお聞きしました。
毎月、最終営業日にSalesforceのデータから月次の「売上確定表」を作成するのですが、抽出元や粒度が違うデータを切り取って表示するため、作成作業が煩雑で工数も時間もかかっていました。
そこで「作業時間を短縮できないか」と常駐しているEXCEL女子の鈴木さんに依頼しました。
「売上確定表」は翌日の会議等で使用する資料のため、作成のスピードとデータの正確性が最も重要です。
これまでは月の最終営業日の17時頃に売上の数字がSalesforce上で確定し、そこから
という作業を行っており、作業完了までに2～3時間かかっていました。
作成データに問題が発生した際は作業が完了するのが20時頃になってしまうこともあり、
営業推進部内で長年にわたり難題となっていました。
Salesforceからダウンロードしたレポートデータから、必要な情報だけをソートして切り取って貼り付けるという作業が複数回発生していましたので、データの抽出方法を見直し、Salesforceから吐き出されたレポートデータを貼り付けるだけで別シートで必要な情報のみ可視化できるようExcelの関数や構成を工夫しました。
以前は手作業が入り、各データの確認作業に多くの時間がかかっていましたが、
自動化することによりこれまでトータル2～3時間かかっていた業務がわずか5分で完了するようになりました。
業務が自動化されてからは「売上確定表」の精度も高くなり、作成スピードも格段に上がりました。
今まで「売上確定表」の作成にかかっていた時間を他の業務に充てることができるようになりましたし、今では月末最終日に定時で業務が終わるようになりました。煩雑な業務の自動化は安定するまで大変な道のりだったと聞いています。
期待以上の仕事をしていただいて、鈴木さんの努力に感謝しています。
営業が必要とするデータを揃え、Excelで見せられるようになれば営業の提案力も上がります。
それが営業推進部の本来の業務ですので、EXCEL女子にサポートいただければと思っています。
鈴木さんに行っていただいた「Excel研修」は非常に良かったです。
鈴木さんがどのような業務をされているか社内に広まるきっかけにもなりました。
また勉強会を継続的に行っていただいて、社員のExcelスキルの底上げにつながることを期待しています。
EXCEL女子は高いスキルがあるので我々では思いつかないような提案もしていただけますし、期待以上ですね。
今後もEXCEL女子の強みを活かせる業務を行っていただきたいと考えています。
毎月末に一度作成する資料ですので、月に一日しか条件に合う環境下での検証ができず、エラーや仕様に不具合が見つかれば改善することの繰り返しで、大変な面もありましたが、壁にぶつかる度に色々と調べて工夫を重ねていったことで、私自身も成長することができました。多くの方の手が入って複雑になってしまった帳票をよくお見かけします。
それらを整理してシンプルに作り変え、スムーズに使っていただけるようお手伝いさせていただきました。こういう仕事もEXCEL女子が得意とするところです。
営業の方からも「こういうデータが見たいけど、抽出や集計方法が分からない」、「見たいデータは決まっているが作成に時間がかけられない」というお声はよくいただきます。みなさんに本来の業務に注力していただけるよう、引き続き是非お手伝いさせていただきたいです。
以前、EXCEL女子が提案し実施させていただいた「Excel研修」(2020年2月実施)を機に、営業の方々にも「EXCEL女子」＝Excelのプロフェッショナルという認知度が上がり、最近ではExcelに関するお問い合わせをいただくことも増えてきました。今、社内向けにSalesforce上で業務についての相談や依頼を受け付ける「業務依頼アプリ」のリリース準備を進めていて、リリース後は社内の方からの相談・依頼事項の対応はもちろんのこと、どのような質問や要望があったかかをデータで蓄積・分析し、みなさんのニーズにあわせた勉強会や説明会を開催できればと考えています。
※取材日は2021年2月です